Permintaan penghapusan baru saja masuk. Lalu apa?

Menerbitkan halaman penghapusan adalah bagian yang ditulis semua orang. Apa yang terjadi setelah seseorang menggunakannya adalah bagian yang menentukan apakah Anda benar-benar patuh — dan itu pertanyaan proses, bukan pertanyaan hosting.

Ke mana permintaan seharusnya masuk?

Ke tempat yang dilihat manusia dalam hitungan hari, bukan kotak masuk yang hanya Anda periksa saat ada yang rusak.

Pola kegagalannya spesifik dan umum: sebuah halaman mengumpulkan permintaan ke kotak surat yang tidak dibaca siapa pun, atau ke layanan formulir yang email notifikasinya masuk ke spam. Pengguna mengira permintaannya sudah diproses. Secara hukum, Anda kini melanggar tenggat waktu yang Anda bahkan tidak tahu sedang berjalan.

Aturan praktis:

• Bukan alamat pribadi yang mungkin Anda tinggalkan. Email dukungan dari listingan toko datang bergelombang — tidak ada apa-apa selama berbulan-bulan, lalu beberapa sekaligus.
• Ke tempat dengan notifikasi yang tidak mungkin terlewat. Bagi pengembang solo, itu sering kali saluran chat alih-alih email, justru karena email adalah tempat segala sesuatu diabaikan.
• Lebih dari satu rute jika bisa. Jika satu saluran rusak tanpa suara, Anda ingin ada yang kedua.
• Uji. Ajukan permintaan melalui halaman publik Anda sendiri dan pastikan permintaan itu sampai kepada Anda. Lakukan lagi setelah setiap perubahan pada halaman.

Berapa lama waktu yang Anda punya?

Jika ada pengguna Anda di UE atau Inggris, tenggat GDPR berlaku. Pasal 12(3) mewajibkan tanggapan tanpa penundaan yang tidak semestinya dan dalam hal apa pun dalam waktu satu bulan sejak diterima. Untuk permintaan yang benar-benar kompleks, jangka waktunya dapat diperpanjang dua bulan lagi — tetapi Anda harus memberi tahu orang tersebut tentang perpanjangan itu dalam bulan pertama.

Dua detail yang rutin terlewat oleh pengembang:

• “Kami telah menerima permintaan Anda” bukanlah tanggapan. Jika Anda menindaklanjuti permintaan penghapusan, Anda mengonfirmasi bahwa penghapusan telah dilakukan dan apa yang dihapus.
• Jika Anda menolak, Anda tetap harus membalas — dalam bulan itu, dengan alasan Anda, dan memberi tahu orang itu bahwa ia dapat mengajukan keluhan ke otoritas pengawas atau menempuh upaya hukum.

Regulasi lain punya tenggatnya sendiri. Jika Anda punya pengguna di California, Brasil, atau tempat lain dengan undang-undang serupa, periksa yang berlaku alih-alih berasumsi satu bulan sudah mencakup Anda di mana-mana.

Apa yang sebenarnya harus dihapus?

Akun dan data pribadi di baliknya — dan bukan hanya di database Anda sendiri:

Lokasi data	Yang Anda lakukan
Database utama Anda	Hapus, bukan soft-delete lalu dilupakan
Backup	Jelaskan dengan jujur di kebijakan Anda berapa lama backup bertahan dan bahwa backup kedaluwarsa
Analitik / crash reporting	Gunakan API penghapusan milik vendor jika ada
Alat email atau CRM	Hapus dari daftar tempat Anda mengekspornya
Pemroses dan sub-pemroses	Minta mereka menghapus, dan tindak lanjuti — ini kewajiban Anda, bukan mereka
Log	Tentukan jangka waktu penyimpanan dan terapkan

Jika aplikasi Anda mengandalkan penyedia layanan untuk memproses data pengguna, menghapusnya dari server Anda sendiri baru separuh pekerjaan — Anda juga harus meminta penyedia itu melakukan hal yang sama.

Apa yang boleh Anda simpan?

Beberapa hal, dengan alasan yang dinyatakan. Yang umum:

• Catatan penagihan dan pajak, yang biasanya wajib disimpan menurut hukum selama bertahun-tahun.
• Catatan tentang penghapusan itu sendiri — Anda perlu bisa menunjukkan bahwa penghapusan terjadi.
• Penanda penipuan atau penyalahgunaan, jika Anda punya alasan yang sah dan sudah menyatakannya.
• Agregat yang dianonimkan, jika benar-benar tidak dapat diidentifikasi ulang.

Nyatakan mana yang berlaku di kebijakan privasi Anda, beserta jangka waktu penyimpanannya, sebelum ada yang bertanya. Memutuskannya pada saat permintaan datang adalah cara orang akhirnya menjanjikan berlebihan atau berimprovisasi.

Apa isi balasannya?

Singkat, spesifik, bertanggal:

Kami menerima permintaan penghapusan Anda pada 3 Maret. Akun Anda dan data pribadi yang terkait dengannya telah dihapus. Kami menyimpan faktur Anda, yang wajib kami simpan selama tujuh tahun untuk keperluan pajak, serta catatan tentang permintaan ini. Tidak ada yang lain yang tersisa.

Itulah tanggapan yang patuh. “Selesai ✅” bukan, karena tidak mengonfirmasi apa pun.

Simpan catatannya

Berapa pun volumenya, simpan log: siapa yang meminta, kapan, apa yang Anda hapus, apa yang Anda simpan dan mengapa, kapan Anda membalas. “Kami sudah menghapusnya” hanyalah klaim; daftar bertanggal adalah bukti — dan bukti itulah yang diminta regulator, lama setelah Anda lupa permintaannya.

Inilah juga alasan untuk menyimpan permintaan di tempat yang terstruktur, bukan sebagai email lepas. Folder berisi balasan bukanlah log.

Satu catatan tentang semua hal di atas

Halaman ini menjelaskan sebuah proses, bukan kewajiban hukum Anda. Regulasi mana yang berlaku untuk Anda tergantung di mana pengguna Anda berada dan apa yang dilakukan aplikasi Anda, tenggat dan pengecualiannya berbeda-beda, dan jangka waktu penyimpanan dalam contoh balasan hanyalah ilustrasi, bukan angka yang bisa Anda salin. Jika Anda menangani permintaan penghapusan dalam jumlah berapa pun, atau aplikasi Anda menyangkut data kesehatan, keuangan, atau anak-anak, satu jam waktu pengacara untuk mengubah ini menjadi prosedur tertulis Anda sendiri sepadan nilainya.

Yang dilakukan AppFoyer di sini

Kami meng-hosting halaman itu, menyimpan permintaan sebagai jejak audit Anda, dan memberi tahu Anda di saluran yang Anda atur — email di paket apa pun, Telegram atau Slack di paket berbayar, melalui bot dan aplikasi milik kami sendiri, bukan kredensial Anda. Dashboard menyimpan setiap permintaan dengan alur kerja done → archive → delete (selesai → arsipkan → hapus), sehingga log di atas sudah Anda miliki, bukan sesuatu yang harus Anda bangun.

Dua hal yang tidak kami lakukan, dan tidak akan kami klaim: kami tidak pernah menghubungi pengguna akhir, dan kami tidak pernah menghapus apa pun di sistem Anda — kami tidak punya akses ke sistem itu. Penghapusan, balasan, dan keputusan penyimpanan adalah milik Anda. Itulah yang sebenarnya diminta persyaratan ini dari Anda, dan tidak ada halaman yang di-hosting yang bisa menggantikannya.

Sumber resmi

• Understanding Google Play’s app account deletion requirements — Google Play Help
• Right to erasure — Information Commissioner’s Office Inggris, panduan dari regulator itu sendiri
• GDPR Article 12 dan Article 17 — tenggat waktunya dan hak itu sendiri